Twój newsletter nie musi być spamem!

MAILING TO SPAM.

Oczywiście, że tak. Ale tylko wówczas, gdy e-mail marketing oparty jest na niewiedzy oraz ignorowaniu praktycznych i merytorycznych zasad. Oto ważne rady, jak sprawić, by newsletter wysyłany z platformy netPR.pl do dziennikarzy, inwestorów i klientów nie trafiał do spamu.  Zasada wydaje się być prosta. Należy uczynić newsletter korzystnym - zarówno z punktu widzenia odbiorcy, jak i nadawcy.

Bazy danych, czyli do kogo wysyłamy informację?

I. Zainteresowany odbiorca 

Od tego, do kogo wysyłamy informację, zależy efektywność komunikacji firmy. Należy zadbać o to, aby na listach dystrybucyjnych były tylko osoby, które będą zainteresowane naszymi informacjami. W ten sposób unikniemy automatycznej reakcji oznaczenia naszej wiadomości jako spam. 

Szczególne znaczenie ma to wtedy, gdy odbiorcami informacji są dziennikarze i media. W tej grupie odbiorców chyba najtrudniej utrzymać jakość bazy danych w dobrej kondycji. Wynika to z bardzo częstych zmian w samych mediach oraz zespołach redakcyjnych. Należy jednak pamiętać, że dziennikarze to osoby, które szukają interesujących informacji i są chętne do subskrybcji newsletterów prasowych. 

II. Tworzenie list odbiorców

W pierwszej kolejności wykorzystajmy zainteresowanie naszym serwisem internetowym. Formularz rejestracyjny umieśćmy w widocznym miejscu serwisu. Nie należy dopuścić do sytuacji, w której odwiedzający naszą stronę dziennikarze, inwestorzy czy klienci mają trudności z odnalezieniem formularza. Wykorzystując mechanizm analizujący zachowanie osoby, która odwiedza naszą witrynę internetową, możemy sugerować jej subskrybcję odpowiednio sprofilowanego newslettera.

W przypadku, gdy chcemy kontaktować się mailowo z dziennikarzami, optymalną metodą jest przeszukanie witryn interesujących nas mediów oraz kontakt telefoniczny z redakcją. To najlepsza metoda, by dotrzeć do redakcji i dziennikarzy zainteresowanych tematyką naszych informacji. Należy pamiętać, że z punktu widzenia prawa informacja prasowa jest informacją handlową i powinniśmy mieć zgodę dziennikarza na otrzymywanie naszych informacji. W praktycę taką zgodę zapewniają nam wypracowane dobre relacje i dobrze zaprojektowany system prasowy.

III. Optymalizacja baz danych odbiorców

Utrzymanie bazy w dobrej kondycji jest wynikiem dostosowania tematyki informacji do oczekiwań odbiorców oraz monitorowania efektywności każdej kampanii. Dotyczy to w szczególności dziennikarzy i mediów. Analiza zwrotów z kampanii kierowanej do mediów, rodzajów błędów i wykonanie kilku telefonów lub maili po każdej wysyłce kampanii sprawia, że baza dziennikarzy pozostaje w dobrej kondycji. 

W przypadku rozwiązań prasowych netPR.pl, w najlepszej sytuacji są agencje public relations. Mają one możliwość łatwego współdzielenia jednej bazy kontaktów dla wielu klientów i projektów. W rezultacie każda kampania wysyłana z biura prasowego powoduje, że baza aktualizuje się przy minimalnym wysiłku ze strony konsultantów agencji.

IV. Zakup bazy danych odbiorców – tak czy nie? 

Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest samodzielne tworzenie bazy danych odbiorców, bo wiemy, czym w istocie dysponujemy. I nie chodzi o wielkość bazy, ale o jej jakość. Przysłowiowe pójście na łatwiznę i zakup po atrakcyjnej cenie gotowej bazy mailingowej zwykle powoduje, że przesyłka trafia do spamu. Jeżeli informacja trafia do osób, które nie są nią zainteresowane, narażamy się na raportowanie przez nich spamu lub odruchowe zaznaczenie przesyłki jako spam. To może mieć tragiczne skutki w przypadku komunikacji z mediami.

Zasady tworzenia

V. Jak konstruować skuteczny newsletter? 

Zwróćmy szczególną uwagę na:

• „Call to action” – dosłownie oznacza „wezwanie do działania”, a dla autora kampanii jest jej głównym celem. Oczekujemy od odbiorcy podjęcia konkretnego działania, czyli kliknięcia, które przekieruje go na określoną przez nas stronę (np. komunikat prasowy, strona produktowa czy strona sklepu internetowego). Zazwyczaj „call to action” stosowany jest w formie przycisku z określoną informacją, np. "dowiedz się więcej", "kup", "sprawdź", "wybierz".
• Tytuł maila - w największym stopniu decyduje o tym, czy odbiorca zdecyduje się go otworzyć. Zatem tytuł musi być wyjątkowy, treściwy i zachęcać do lektury. Ponadto, cały tytuł maila powinien mieścić się w widocznym dla odbiorcy pasku. 
• Unikajmy dużych liter (dotyczy to zwłaszcza tematów maili) - filtry antyspamowe są na nie bardzo wyczulone.
• Nie nadużywajmy wykrzykników i znaków zapytania - w ten sposób spamerzy próbują przyciągnąć uwagę użytkowników, więc filtry antyspamowe zareagują na to. 
• Nie korzystajmy z niestandardowych wielkości i kolorów czcionek - rozmiar domyślny i kolor czarny są najbezpieczniejsze.
• Unikajmy niektórych wyrazów i sformułowań - spamem są bardzo często oferty handlowe i reklamy. Filtry antyspamowe są więc wrażliwe na niektóre słowa klucze, tj.: „darmowy”, „free”, „oferta” etc. Z tych wyrazów należy zrezygnować, w ostateczności (patrz niżej) przedstawić je jako grafiki.
• Ograniczajmy liczbę grafik - im jest ich więcej, tym większa szansa, że nasza wiadomość trafi do zakładki „spam”. Duże grafiki lepiej podzielić na kilka mniejszych – wysyłanie newslettera składającego się tylko z jednego obrazka jest elementem zwiększającym ryzyko potraktowania jako spam. 
• Redukujmy liczbę zbędnych załączników - wysyłana wiadomość powinna ważyć jak najmniej. Zamiast obciążających załączników w treści maila podajmy linki do naszych plików. 
• Testujmy kampanie przed szeroką wysyłką - przed wysłaniem kampanii zawsze trzeba sprawdzić, jak będzie wyglądał jej efekt w klientach pocztowych odbiorców. Dotyczy to w szczególności nowych indywidualnych szablonów wysyłek. Jeżeli korzystamy z szablonu standardowego, dotyczącego komunikatu prasowego w biurze prasowym netPR.pl, wystarczy tylko wysłać test na swoją skrzynkę - upewniamy się w ten sposób, że wybraliśmy właściwe komunikaty, 
• Szanujmy wolę naszych adresatów - w treści przesyłki powinien być zawsze dostępny link, który umożliwi wypisanie się z listy odbiorców newslettera.

Pamiętajmy również, że:

• Lead wiadomości w treści newslettera powinien zawierać lead artykułu, komunikatu prasowego, informację o zmieniającej się ofercie i musi ciekawy, a nawet intrygujący.
• Wykorzystanie krótkiej informacji o cechach nowinki, w stylu „Czy wiesz, że…”, jest nie tylko dobrym sposobem, aby zaciekawić odbiorcę, ale również sprawia, że nadawca zostaje osadzony w roli specjalisty i doradcy. 
• Poprawność stylistyczno-ortograficzną - należy kilkakrotnie przeczytać zredagowaną wiadomość. Błędy ortograficzne i stylistyczne mogą wpłynąć na odbiorców oraz zniechęcić ich do treści prezentowanych w mailu. Sam nadawca może zostać uznany za osobę niekompetentną i leniwą. 
• Poprawność linków - link zawarty w przesyłce musi być zgodny z jej treścią. Niespójność tematu, tekstu i dołączonych linków może spowodować, że odbiorcy potraktują nadawcę jako oszusta i naciągacza.

VI. Jak często i kiedy wysyłać newsletter?

Newsletter wysyła się tak często, jak to jest oczekiwane przez odbiorcę. Inwestor zainteresowany swoją inwestycją w firmę X będzie czekał na zamówionego maila z informacją o aktualnej cenie akcji po zakończeniu sesji giełdowej. Dziennikarz oczekuje informacji w momencie, gdy jest ona upubliczniona przez firmę lub nawet wcześniej, jeżeli jest wysyłana z embargiem czasowym. W przypadku mediów trzeba zwrócić szczególną uwagę na dzień tygodnia i porę dnia. Raczej trzeba unikać nocy, piątkowego popołudnia i wczesnych godzin poniedziałkowych. 

Reputacja i relacje 

VII. Najważniejsza jest reputacja i dobre relacje 

Dobry wizerunek nadawcy jest wypadkową wszystkich powyższych wskazówek. Ponadto duży wpływ na postrzeganie nadawcy mają: nie odpisywanie na maile odbiorców oraz brak reakcji na zgłoszenia spamu. 

Analizujmy efektywność kampanii e-mailingowych przez system raportów narzędzia wysyłkowego.  Spróbujmy znaleźć powody, dla których jedna kampania wysyłkowa ma większą skuteczność od innej. Reagujmy na zmiany w liczbie zwrotów, kliknięć i otwarć maila. Taka praktyka pozwoli nam poprawić efekty naszej pracy.

Solidna reputacja nadawcy gwarantuje zwiększenie zaufania wśród odbiorców oraz skuteczności prowadzonego e-mail marketingu.

Trzymamy kciuki i życzymy powodzenia w podbijaniu elektronicznej poczty ;)