Utrzymanie wysokiej jakości bazy kontaktów medialnych w agencji PR-owej wydaje się być trudne. Wynika to z wielkości zespołu konsultantów i z dynamiki zmian w mediach. Jednak wielkość zespołu oraz skalę komunikacji można skutecznie wykorzystać, w celu praktycznie samoczynnego aktualizowania się kontaktów do dziennikarzy i mediów. Idealnym narzędziem do tego jest Media Komunikator dostępny na platformie technologicznej netPR.pl. Poniżej kilka praktycznych zasad, jak sprawnie zorganizować pracę z bazami kontaktów medialnych w agencji, która korzysta z agencyjnego biura prasowego naszej firmy.

Najważniejsze zasady:

1. Baza danych kontaktów medialnych jest jedna dla całej agencji PR i powinna być zlokalizowana na koncie agencji w biurze prasowym.
2. Informacje wysyła się do list dystrybucyjnych mediów, które są selekcją rekordów w bazie danych kontaktów medialnych.
3. Nie należy kopiować list dystrybucyjnych mediów na konta klientów, a jedynie udostępniać z poziomu konta agencji do biur prasowych klientów, co sprawia, że baza danych na koncie agencji staje się w istocie centralną bazą danych kontaktów medialnych agencji PR.
4. Listy dystrybucyjne mediów należy organizować w grupy, co ułatwia pracę z nimi.
5. Struktura bazy kontaktów medialnych agencji powinna być przejrzysta i zorganizowana w sposób dostosowany do specyfiki klientów agencji. Sprzyja to łatwemu tworzeniu list oraz udostępnianiu ich w biurach poszczególnych firm.
6. Stworzenie wewnętrznego regulaminu pracy z bazą danych kontaktów do mediów, zawierającego spis podstawowych zasad i procedur, wyjaśnia znaczenie centralnej bazy danych, określa obowiązki konsultantów oraz eliminuje wątpliwości i niedomówienia. 

Optymalna struktura kontaktów medialnych

Struktura bazy danych kontaktów powinna być zawsze pochodną specjalizacji agencji – bo od niej zależy, z jakimi grupami mediów współpracuje. Zalecamy rozpocząć od zdefiniowania podstawowych grup list dystrybucyjnych.

1. Proponowane grupy list dystrybucyjnych mediów:

• media ogólnopolskie,
• media regionalne,
• media tematyczne.

W każdej takiej grupie możemy zlokalizować dowolne listy dystrybucyjne. Dla mediów ogólnopolskich mogą to być przykładowo:

• dzienniki ogólnopolskie,
• tygodniki opinii,
• magazyny branżowe,
• telewizje ogólnopolskie,
• radia ogólnopolskie,
• media internetowe.

Dla mediów regionalnych najczęściej będzie to podział na poszczególne regiony. Jednak jeżeli region jest naszym głównym terenem działania, to możemy zastosować dowolne uszczegółowienie.

Istotną grupą list dystrybucyjnych będzie również grupa z listami mediów tematycznych. Wśród nich prawdopodobnie znajdą miejsce takie listy jak:

• finanse i ekonomia,
• marketing,
• technologie,
• kobiece,
• FMCG. 

2. Grupy list dystrybucyjnych klientów i projektów

Bardzo często obsługa komunikacyjna projektu wiąże się z koniecznością przygotowania więcej niż tylko jednej listy dystrybucyjnej mediów. W takich przypadkach dobrą praktyką jest stworzenie grupy list dla każdego klienta.

• Klient 1
• Klient 2
• Klient 3 

Uwaga! Nazwy list i grup list tworzymy dowolnie w sposób opisowy. Ważne jest stosowanie jednolitej konwencji nazewnictwa, aby listy można było identyfikować. Nazwa każdej listy powinna zawierać nazwę firmy, do której należy oraz określenie, czego może dotyczyć. Warto precyzyjnie określić nazwy list, aby można było je szybko wyszukać. Jeżeli dotyczą powtarzalnego wydarzenia, warto pamiętać o oznaczeniu, w którym roku się ono odbyło.

 

Zasilanie bazy kontaktów medialnych agencji PR

1. Rejestracja i akredytacja dziennikarzy

Biura prasowe w technologii netPR.pl dostarczają kilka bardzo przyjaznych narzędzi zasilania bazy danych kontaktów. Do najlepszych należą: funkcjonalność rejestracji, edycja danych oraz możliwość usunięcia się z listy dystrybucyjnej dziennikarza przez stronę internetową. Proces jest w pełni monitorowany – system informuje o rejestracji, jak również o żądaniu usunięcia danych. Akredytacja dziennikarza oznacza przypisanie kontaktu do odpowiednich list dystrybucyjnych.

2. Import danych z plików Excela do centralnej bazy kontaktów agencji

Biura prasowe wyposażone są w wygodny mechanizm importu danych z Excela oraz procedury zapobiegające dublowaniu danych. Nie trzeba budować bazy danych kontaktów medialnych agencji w jednym zbiorczym pliku Excel. Wystarczy, aby konsultanci wprowadzili swoje kontakty do formatu Excel, z opisanymi w pierwszym wierszu nazwami pól. Dzięki temu zasilanie w dane systemu nie jest ani trudne, ani czasochłonne.

Import listy spowoduje utworzenie w biurze prasowym listy dystrybucyjnej ze wszystkimi kontaktami zawartymi w pliku Excel. Przy dodawaniu kolejnej listy dystrybucyjnej mechanizm importu wykryje kontakty, które już są w systemie biura prasowego i zapyta, czy aktualizować dane w centralnej bazie. Zaznaczając checkbox "uaktualnij istniejące rekordy", zastępujemy dane w systemie biura prasowego danymi z Excela. W opcji drugiej do bazy zostaną zapisani dziennikarze unikalni, a na liście dystrybucyjnej powstałej w trakcie importu będzie kompletna lista dziennikarzy -  wykorzystane zostaną unikalne rekordy w importowanym pliku oraz rekordy, które znajdowały się w systemie Media Komunikatora biura prasowego w momencie importu.

Ważne jest, aby dane wgrywane do systemu biura prasowego na samym początku były możliwie najpełniejsze i kompletne - w kolumnie z polem email wpisany może być tylko jeden adres. W kolejnym imporcie należy wybierać opcję importu bez nadpisywania starych danych nowymi danymi.

W ostatniej fazie należy przenieść zaimportowane listy do odpowiadających im grupom oraz ujednolicić nazewnictwo list dystrybucyjnych.

3. Praca z listami dystrybucyjnymi

Rozpoczynanie pracy z nowym klientem wiąże się z przygotowaniem list dystrybucyjnych. W praktyce w takiej sytuacji:

• na koncie agencji tworzymy grupę list z nazwą nowego projektu/klienta;
• wykorzystując opcję kopiowania danych do innej listy dystrybucyjnej, tworzymy nowe listy dystrybucyjne w grupie projektu na bazie innych;
• możemy do sumowania list wykorzystać mechanizm grupy. Polega to na skopiowaniu do grupy list interesujących nas list dystrybucyjnych. Z poziomu grupy jest dostępny mechanizm do tworzenia sumarycznej listy wysyłkowej;
• możliwe jest również wyeksportowanie listy do Excela, ręczna obróbka pliku i wgranie go z powrotem do systemu z opcją nadpisywania danych. W trakcie importu kontaktów – podczas określania danych – należy zaznaczyć checkbox ("uaktualnij istniejące rekordy") i przejść dalej. System na podstawie adresów e-mail zaktualizuje dane, tj.: telefon, nazwa redakcji, opis kontaktu.

4. Udostępnianie list dystrybucyjnych

Bardzo ważną funkcją jest udostępnianie list mediów do wybranych podfirm. Pozwala to na sprawniejsze zarządzanie listami i zablokowanie edycji przez nieuprawnionych użytkowników.

netPR.pl zaleca tworzenie list i ich modyfikacje jedynie przez uprawnionych użytkowników na koncie agencji.

Po kliknięciu w „operacje” wyświetli się lista dostępnych opcji. Skorzystanie z opcji „udostępnij” uwidoczni listę checkbox'ów z dostępnymi podfirmami. Zaznaczenie wybranej firmy i zapisanie zmian spowoduje udostępnienie listy.

Przy każdej udostępnianej liście widoczna jest informacja, które firmy mogą z niej korzystać. Udostępniona na koncie podfirmy lista będzie dostępna do wykorzystania jedynie podczas wysyłki kampanii z komunikatora lub generowania akcji z każdej części systemu.

Wyłącznie agencja może modyfikować listy – ich edycja na koncie podfirmy nie będzie możliwa.

 

W jaki sposób dbać o jakość bazy

Niezwykle ważne jest, aby po każdej wysyłce sprawdzić listy zwrotów. Chodzi w praktyce o:

1. sprawdzenie, czy adresy na liście zwrotów nie zawierają literówek i ewentualne poprawienie takich adresów lub ich usunięcie;
2. weryfikacja historii kontaktów z dziennikarzem, w celu ustalenia, czy problem ze zwrotem dotyczy bieżącej, czy wcześniejszej kampanii;
3. wykonanie kilku telefonów w celu aktualizacji danych kontaktowych.

Od wielkości agencji oraz częstotliwości jej komunikatów zależy aktualność bazy danych! Każdy z konsultantów agencji, wykorzystując jedną bazę danych, analizując zasięg dotarcia swojej kampanii oraz aktualizując swoją listę dystrybucyjną, w rezultacie odświeża również centralną bazę kontaktów.

Monitorowanie jakości kontaktu

Dzięki funkcjom, jakie oferuje agencyjne biuro prasowe, istnieje możliwość sprawdzenia, jak bardzo dany odbiorca zainteresowany jest otrzymywaniem naszych informacji. Funkcjonalność ta pozwala na sprawdzenie historii kampanii wysłanych do każdego kontaktu. Po wejściu na  konto odbiorcy pojawi się dziennik aktywności rekordu, wraz z listą wszystkich wykonanych wysyłek.

1. Otwarcie – odbiorca po zauważeniu wiadomości w skrzynce odbiorczej wyświetlił jej zawartość.
2. Kliknięcie – odbiorca wyświetlił zawartość i kliknął w link prowadzący do biura prasowego agencji.
3. Zwrot – widoczny przy tytule kampanii. Pokazuje, że wysyłka nie została dostarczona do adresata. Istnieje wiele przyczyn zwrotu, np. adres e-mail jest nieaktualny lub został źle wpisany, skrzynka odbiorcy jest zapełniona albo wysyłamy do odbiorcy za dużą wiadomość (zobacz zdjęcie wyżej).

System statystyk dostarcza informację o:

1. liczbie wysłanych informacji,
2. liczbie doręczonych informacji,
3. liczbie zwrotów,
4. żądaniach usunięcia danych.
5. odwiedzinach w czasie informacji prasowej powiązanej z kampanią, co pozwala na określenie skuteczności kampanii

W każdym z przypadków statystyki umożliwiają dostęp do zawartości poszczególnych list odbiorców. 

Im więcej otwarć i kliknięć widnieje przy danym rekordzie, tym większe prawdopodobieństwo, że adresat jest zaciekawiony treścią odbieranych kampanii.