Marek Woźniak
Twoja firma zakończyła właśnie innowacyjny projekt. Idealny temat, aby się tym pochwalić. Napisałeś rewelacyjny komunikat prasowy. Nie powstydziłby się go nawet profesjonalista z 10-letnim doświadczeniem w branży. Chwytliwy tytuł, konkretna treść – dużo „mięsa” dla dziennikarzy. Wysłany! … Tyle tylko, że po trzecim dniu oczekiwania na efekty, których ewidentnie brak, zadajesz sobie pytanie: „co, do diaska, mogło pójść nie tak?!”
Na skuteczność komunikatu prasowego wpływa wiele czynników. Duże znaczenie ma m.in. jego czytelność, formalna poprawność czy wyraźne oddzielenie podstawowych informacji o firmie (tzw. boilerplate) i personalnych danych kontaktowych od właściwej treści. O strukturze komunikatu pisaliśmy już wcześniej. Dziś skupimy się na zapewnieniu naszej informacji możliwie najlepszej ekspozycji w mediach.
Po pierwsze – WYCZUCIE CZASU
Wybranie odpowiedniego momentu na publikację i dystrybucję materiałów prasowych to jeden z ważniejszych czynników. W jakich dniach pracują redakcje mediów, na których najbardziej nam zależy? W jakich porach dnia są one najbardziej aktywne?
Warto znać odpowiedzi na te pytania i do nich dostosować czas publikacji. Najbardziej widoczne będą komunikaty, które mogą od razu zostać wychwycone przez odpowiednie media. Co jednak, jeśli nie mamy dostępu do takich danych, albo zależy nam na dotarciu do szerszego grona odbiorców?
Z naszego doświadczenia wynika, że największy zasięg zyskują informacje udostępniane od wtorku do czwartku, w godzinach 8.00 - 13.00. Jeśli te ramy czasowe okazują się być zbyt wąskie, rekomendujemy swoim Klientom wysyłanie komunikatów pomiędzy poniedziałkiem a czwartkiem, w godzinach 8.00 - 15.00.
Najważniejsze jest jednak to, aby zachować czujność i być - w miarę możliwości - elastycznym. Jeżeli w dniu, w którym chcemy opublikować ważny dla nas komunikat dzieje się coś, co skupia na sobie uwagę wszystkich mediów, przesuńmy termin o dzień lub dwa. Nasza informacja będzie bardziej widoczna, a dziennikarze zyskają więcej czasu na opracowanie materiałów. System netPR.pl publikuje informacje z dołączoną obok datą - dlatego jeśli nie jest ona istotna dla czytelności komunikatu, nie trzeba umieszczać jej dodatkowo w treści.
Opcja ustawienia daty publikacji w systemie
Po drugie – MULTIMEDIA, czyli doceńmy zdjęcia, infografiki i wideo
Żyjemy w czasach krótkich wiadomości tekstowych i kultury obrazkowej. Dołączajmy więc multimedia, które streszczają i wypunktowują to, co ważne. Infografiki, wideo, zdjęcia czy wykresy – wizualne elementy dołączone do informacji wyróżniają ją i zwiększają jej widoczność w sieci nawet 50-krotnie! (wkrótce omówimy ten temat szerzej).
Dla przejrzystości i ułatwienia dziennikarzom pracy dodajmy też wszystkie multimedia jako elementy do pobrania. Najlepiej w wysokiej jakości – systemy edycyjne niektórych mediów nie pozwalają na publikowanie materiałów o niskiej jakości. Do wygodnego zarządzania multimediami wykorzystujmy zaprojektowane w tym celu narzędzia (np. sekcja plików, galeria zdjęć czy wideoteka dostępne w biurach prasowych netPR.pl).
Jeżeli z jakichś powodów nie możemy dołączyć materiałów bezpośrednio do komunikatu (np. przekraczają one dostępną przestrzeń) – korzystajmy z linków. Odsyłajmy zainteresowanych na stronę produktu lub firmy. Wstawiajmy linki do własnych kanałów YouTube czy Vimeo do dodatkowych materiałów (specjalne narzędzie do wstawiania kodów z tych portali jest dostępne w biurach prasowych z obsługą wideo). Unikajmy jednak bezpośrednich nawiązań do załączonych w ten sposób materiałów w samym tekście. W przypadku, gdy link lub player zostaną przez media usunięte z treści, uzyskamy efekt niepełnego, a czasem wręcz nieczytelnego przekazu.
Narzędzie do umieszczania kodów YouTube i Vimeo w oknie edycji komunikatu
Po trzecie – DOTARCIE, czyli zróbmy wszystko, by komunikat dotarł do celu
Informacja prasowa to początek komunikacji z mediami. Aby móc działać, musi najpierw dotrzeć do adresata. A z tym bywa różnie - szczególnie w sytuacji, kiedy skrzynek pocztowych bronią systemy, które mogą naszej wiadomości przyczepić etykietkę spamu. Jak tego uniknąć pisaliśmy już wcześniej.
Klienci posiadający biuro prasowe z Komunikatorem netPR.pl są w o tyle dobrej sytuacji, że system umożliwia automatyczne stworzenie maila do dziennikarzy na podstawie elementów informacji prasowej. Nasza technologia usuwa zbędny kod HTML, który mógłby spowodować wadliwe wyświetlenie treści w niektórych klientach poczty, daje możliwość automatycznego osadzenia podglądów zdjęć, wyświetlania ich wielkości itp. Cały proces zajmuje tylko kilka sekund.
Oprócz kampanii mailowej udostępniajmy informacje w mediach społecznościowych. Facebook czy Twitter to standardowe narzędzia pracy dziennikarzy. Biura prasowe netPR.pl umożliwiają integrację z tymi portalami. W prosty sposób pozwala to na automatyczne i równoczesne udostępnianie komunikatu na firmowych profilach czy fanpejdżach. O tym jak skutecznie korzystać z social media w komunikacji można przeczytać więcej w naszym wcześniejszym wpisie.
PODSUMOWUJĄC - o czym należy pamiętać przede wszystkim
- Multimedia wykorzystane w informacji dodać jako załączniki do pobrania. Na etapie konstruowania biura prasowego można określić, gdzie i w jaki sposób mają się one wyświetlać.
- Definiować boilerplate (informację o firmie) w odpowiednim polu, nie w treści komunikatu. Media zyskują w ten sposób dodatkową wiedzę i kontekst potrzebne do właściwego przedstawienia tematu niezwiązane z zasadniczą treścią informacji.
- Kontakt dla mediów dołączać przez dedykowany mechanizm, a nie umieszczać w treści komunikatu.
- Zamieszczać linki do swoich stron i kanałów na różnych portalach – zainteresowani wiedzą, gdzie uzyskają więcej informacji, a ruch internetowy kierowany jest w stronę witryny firmowej.
- Umieszczać informacje również w social media – to kontakt z dziennikarzami za pośrednictwem narzędzi, z których korzystają na bieżąco.