7 kroków do zbudowania bazy kontaktów medialnych

7 kroków do zbudowania bazy kontaktów medialnych

zrób to lepiej

Baza kontaktów medialnych to podstawowe narzędzie pracy PR-owca i każdego specjalisty od wizerunku. Kupić czy zbudować? Jeśli kiedykolwiek zadałeś sobie to pytanie, to dzisiaj przekonamy Cię, że stworzenie jej we własnym zakresie wcale nie jest takie trudne i na pewno się opłaci ;)

Dlaczego się opłaci? Dwa słowa: to działa!

Warunkiem skuteczności media relations jest dzisiaj zbudowanie rzeczywistej relacji z dziennikarzami. Twoje informacje muszą być nie tylko interesujące, ale i oczekiwane. Lista kilkudziesięciu osób, które znasz – i które, co ważniejsze, znają Ciebie i wiedzą, czego mogą się spodziewać – przyniesie dużo lepsze efekty niż masowa wysyłka do kilku setek niezweryfikowanych maili. Dlatego nie przejmuj się, że na początku na Twojej krótkiej liście znajdzie się 5, 10 czy 20 kontaktów. Czasami mniej znaczy lepiej ;)

 7 kroków do zbudowania własnej bazy kontaktów medialnych:

  1. Zbadaj rynek

Siedzisz w swojej branży nie od dzisiaj. Jaką prasę czytasz, żeby być na bieżąco? Jakie portale odwiedzasz? To pierwszy trop, którym warto się kierować przy wyborze mediów. Przyjrzyj się też, gdzie publikuje Twoja konkurencja. Jeśli masz możliwość – nie bój się zrobić profesjonalnego monitoringu. To inwestycja, która na pewno się zwróci.

  1. Poznaj media – poznaj dziennikarzy

Internet pozwala na zebranie sporej wiedzy jeszcze przed pierwszym telefonem do redakcji. Poza głównym serwisem danego tytułu zwykle masz do dyspozycji również profile w mediach społecznościowych. Odwiedź wszystkie te miejsca. Zwróć szczególną uwagę na to, kiedy pojawiają się tam publikacje, w jakim kontekście i z wykorzystaniem jakich multimediów. Taka wiedza będzie nieoceniona i pozwoli Ci lepiej dopasować treść i formę Twoich informacji do odpowiednich mediów.

Nie poprzestawaj na redakcjach. Za każdym działem i artykułami stoją konkretne nazwiska. Sprawdź, kto dokładnie zajmuje się tematyką, o której będziesz komunikował. Jeśli są gdzieś dostępne adresy mailowe lub numery telefonów tych dziennikarzy – zapisz je i kontaktuj się z nimi bezpośrednio.

Udało Ci się znaleźć odpowiednie osoby i imienne adresy? Świetnie. Mimo to zadzwoń jeszcze do redakcji i zapytaj, kto zajmuje się interesującą Cię działką – w najgorszym wypadku potwierdzisz tylko znalezione przez siebie nazwisko, a zawsze to szansa na dodatkowy kontakt.

  1. Mail to nie wszystko

Sprawdź, gdzie jeszcze można znaleźć wybranych przez Ciebie ludzi. Mają konto na Twitterze lub Facebooku? Prowadzą bloga? Jeśli tak – czy dyskutują tam z czytelnikami? Zobacz, gdzie są najbardziej aktywni i gdzie można się z nimi skontaktować. Zapisz wszystkie adresy. Zacznij ich obserwować i angażuj się w dyskusje. Wszystko to przyda się zarówno w budowaniu relacji z nimi, jak i Twojego wizerunku jako eksperta.

  1. Nie tylko dziennikarze

I to nie od dziś. Internet pełen jest ludzi, którzy poprzez social media, blogi, kanały na YouTube i wszelkie inne formy pełnią dziś rolę źródeł informacji i „węzłów komunikacji” – to tzw. influencerzy. Tworzą wokół siebie społeczności, które nierzadko liczą dziesiątki tysięcy ludzi, a ich wzajemna relacja jest zupełnie inna niż prosta zależność nadawca-odbiorca. Nie pozostają oni bez wpływu na wizerunek marki w sieci.

Influencerzy to specyficzna grupa odbiorców. Rozpoznaj tych, którzy żyją Twoją branżą. Sprawdź najpopularniejsze fanpejdże, blogi, profile na Twitterze, Pintereście i innych mediach społecznościowych. Zobacz, kto nimi zarządza. Zapisz adresy i namiary. Skontaktuj się z nimi i zapytaj, czy nie chcieliby otrzymywać Twoich informacji z pierwszej ręki. A może masz pomysł na oryginalną współpracę? Przykładów nietypowej komunikacji w Internecie jest wiele. Zajmiemy się nimi dokładniej jeszcze przy innej okazji ;)

  1. Pierwsze wrażenie najważniejsze

Dlatego zanim zaczniesz wysyłać maile – zadzwoń i porozmawiaj. Doprecyzuj zainteresowania dziennikarza, zapytaj go o zgodę na przesyłanie informacji. Pokaż swoim podejściem, że kontaktujesz się z nim nie przez przypadek i szanujesz jego czas i pracę. Trudno o lepsze rozpoczęcie współpracy.

  1. Daj się znaleźć

Nie dotrzesz do wszystkich, do których byś chciał. Części z nich nie będziesz w stanie znaleźć, o części nawet nie pomyślisz. Przygotuj dla nich specjalne rozwiązania na swojej stronie. Pokaż im w prosty sposób, jak się z Tobą skontaktować i daj im możliwość stania się odbiorcą Twoich informacji. Akredytacja, subskrypcja, newsletter – nieważne, jak ten mechanizm nazwiesz - najważniejsze, by był on możliwie prosty.

  1. Skuteczna baza to ciągła praca

Nieużywana lista kontaktów szybko przestaje być aktualna. Nie dość, że brak aktywności powoduje, że odbiorcy zapominają o Tobie, to jeszcze mogą zmienić adres, pracodawcę, a nawet branżę. Dlatego raz przygotowaną bazę trzeba na bieżąco aktualizować. Jak to robić?

Po pierwsze – regularnie jej używaj. Komunikuj i sprawdzaj efekty. Tu przydadzą się narzędzia do analizy wysyłek – statystyki otwarć, zwrotów, kliknięć (dostępne też w naszych biurach prasowych). Jeśli widzisz, że problem z jakimś adresem występuje cały czas – zadzwoń i ustal przyczynę. Czasami wystarczy zaktualizować maila, a czasem dowiesz się, że Twoje informacje przestały być dla kogoś interesujące. Takie rozmowy bywają trudne, ale to przede wszystkim szansa na lepsze zrozumienie dziennikarzy i mediów. I okazja do przekonania nieprzekonanych.

Po drugie - nie przestawaj dopisywać kontaktów. Adresów z czasem zawsze będzie ubywać. Wyrób w sobie nawyk ciągłego szukania i dodawania kolejnych osób. Zbieraj wizytówki podczas branżowych wydarzeń. Sprawdzaj nowo powstałe media i wypatruj nieznanych Ci jeszcze nazwisk w już działających. A kiedy uzbierasz ich już kilka - wróć do punktu drugiego i przejdź się z nami jeszcze raz :)