Jacek Choroszewicz
Prace nad przystosowaniem do RODO nie ustają. W ciągu najbliższego tygodnia wprowadzamy kolejny etap przystosowań naszego systemu do zgodności z nowymi przepisami. Tym razem zmiana dotyczy produktu Komunikator. Od momentu wejścia w życie zmian zobaczycie tam tylko trzy zakładki:
- Dystrybucja informacji (znana wam już wcześniej zakładka służąca do tworzenia i zarządzania wysyłanymi kampaniami)
- Listy (zawierająca wszystkie stworzone przez was listy dystrybucyjne)
- Profile (nowa zakładka zawierająca w sobie część tego, co poprzednio było do znalezienia w osobnych zakładkach typu dziennikarze, pracownicy, subskrybenci itp.)
Powyższa lista to tylko wypunktowanie najważniejszych zmian. Poniżej natomiast dokładniejszy opis przyczyn stojących za wszystkimi modyfikacjami :) Zaczynamy od połączenia – do tej pory osobnych – zakladek z typami odbiorców do jednej zakładki o nazwie Profile.
Profile
Zaczynamy od połączenia (do tej pory osobnych) zakładek z typami odbiorców do jednej o nazwie Profile. Na razie w tym miejscu na każdym koncie pojawią się kafelki z wszystkimi grupami odbiorców, które były wcześniej predefiniowane i używane na koncie (np. dziennikarze, inwestorzy, subskrybenci, partnerzy itp.). Po wybraniu jednego z nich wejdziemy w standardowy i znany już widok listy odbiorców w postaci tabeli.
Dzięki nowej zakładce w łatwy sposób sprawdzicie dane wszystkich osób, które posiadają wybrany profil. Docelowo zakładka ta ma służyć do łatwego zarządzania zbiorami danych, które są na koncie gromadzone i przetwarzane. Użytkownicy będą mogli definiować i dodawać własne profile, powiązywać je z formularzami, importować bazy kontaktów do konkretnych profili a także wiązać istniejące profile z konkretnymi celami przetwarzania danych osobowych.
Dlaczego to istotne? RODO wymaga od administratorów danych osobowych jednoznaczego określenia zbiorów danych – ich zakresu (np. jakie dane użytkownik podaje przy rejestracji), celu przetwarzania tych danych osobowych (jakie działania mogą być na tych danych podjęte) oraz minimalizacji zakresu przetwarzanych danych (wymagania i gromadzenia tylko tych danych, których zbieranie jest konieczne w ramach celu, w którym są przetwarzane). Obecne i przyszłe funkcjonalności związane z profilami pozwolą nam odpowiedzieć na wszystkie z tych potrzeb.
Listy
Do tej pory na zakładkach dotyczących każdego typu odbiorcy widzieliśmy listy dystrybucyjne z wybranymi osobami. Połączenie wszystkich zakładek z typami odbiorców w jedną wymaga nowego miejsca, gdzie będziemy mieli dostęp do znanego już widoku list. Takim miejscem będzie nowa zakładka o nazwie Listy.
W zakładce Listy znajdą się wszystkie listy dystrybucyjne jakie do tej pory były na koncie – niezależnie w jakich zakładkach znajdowały się wcześniej. Aby uniknąć zamieszania związanego z przeniesieniem wielu list w jedno miejsce – do wszystkich list z każdej zakładki dodaliśmy odpowiedni opis. Dzięki temu jeśli lista znajdowała się wcześniej w zakładce Dziennikarze – w nowym widoku znajdzie się pod nazwą „Dziennikarze: <Nazwa listy>”.
Pozostałe funkcjonalności widoku list (import, eksport, grupowanie list, przeszukiwanie itp.) pozostają cały czas dostępne, z tą tylko zmianą, że przy części istniejących już operacji aplikacja będzie od tej pory pytała nas o profil, na jakim chcemy działać. Co to oznacza w praktyce? Na przykład w przypadku eksportu wybranej listy, system poprosi nas o wybranie profilu, który chcemy wyeksportować i dokona eksportu tylko tych kontaktów, którzy mają wybrany przez nas profil.
Wiemy, że zmiany nie zawsze są łatwe i wymagają pewnego okresu adaptacyjnego. Dlatego wszystkie modyfikacje związane z RODO dzielimy na mniejsze etapy, które będziemy starali się sukcesywnie opisywać przed ich wchodzeniem w życie.
Masz pytania dotyczące nadchodzących zmian? Chcesz wiedzieć, jak nasz system będzie wspierał działania w ramach przechowywania i przetwarzania danych osobowych? A może Twój Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI) chciałby się z nami skontaktować z pytaniem, jak wykorzystać nasze narzędzia do usprawnienia pracy?
Napisz do nas na rodo@netpr.pl.