Dobre praktyki w budowie formularzy

Dobre praktyki w budowie formularzy

RODO zrób to lepiej

W biurach prasowych oraz newsroomach firm i instytucji często nie ma możliwości zgłoszenia zainteresowania firmą przez dziennikarza w formie formularza do zapisów. To dosyć dziwne, bo trudno wyobrazić sobie bardziej wygodny i etyczny sposób na dotarcie dla zainteresowanych marką, jednocześnie wypełniając wszystkie obowiązki narzucone na nas przez europejskie i polskie prawo chroniące prywatność. Dlaczego tak się dzieje? Tego nie wiemy, wiemy natomiast jak zadbać o to by stworzony przez Ciebie formularz spełniał swoją rolę w najlepszy możliwy sposób.

 

Warto korzystać z formularzy!

Często myśląc o formularzach masz przed oczami rozliczenie PIT czy skomplikowane i długie formularze ubezpieczeniowe. Jednak powtórzymy raz jeszcze - formularz to przede wszystkim najprostszy sposób pozyskiwania danych w legalny sposób. Jako firma nie  możesz pozwolić sobie na marnowanie potencjału komunikacyjnego. Zmarnujesz go na pewno jeśli  zainteresowani informacjami dziennikarze, nie będą mieli możliwości, prostego zapisania się do newslettera/wysyłki prasowej. Zestaw dwóch, trzech rubryk dla subskrybenta to chyba najpopularniejszy i najprostszy formularz jaki na co dzień widujemy,  może on odmienić Twoją komunikację.

Jest to narzędzie, które również w niesamowity sposób pomoże Ci w marketingu. Formularze to istotna część marketing automation - dzięki nim budujesz zaangażowanie i konwersje, oraz możesz zbierać dane, które tworzą m.in. profil Twojego klienta. 

Warto wiedzieć, jakich błędów nie popełniać w budowie formularza, żeby nie zniechęcić potencjalnego klienta czy dziennikarza do współpracy z Tobą. Specjalnie dla naszych klientów oraz wszystkich zainteresowanych tematem, opracowaliśmy uniwersalny zbiór dobrych praktyk przy tworzeniu formularzy, zapraszamy!

 

Dobre praktyki w budowie formularza

 

1. Cel

 

Po pierwsze określ cel formularza, zanim zaczniesz go tworzyć. Jeżeli pragniesz jedynie wysyłać informacje prasowe lub newsletter to wystarczy Ci zgromadzić najbardziej podstawowe dane osobowe (imię i nazwisko, mail, w przypadku dziennikarzy np. redakcja). Jednak w sytuacji, kiedy organizujesz konferencję, na której będzie zapewniony lunch i kolacja, warto zwiększyć liczbę pól w formularzu, w których zbierzesz komplet informacji o preferencjach uczestnika, co do np. jedzenia mięsa.  Zdarza się, że formularz przeznaczony wyłącznie do zapisów do newslettera jest zbyt rozbudowany, co zniechęca potencjalnego zainteresowanego. Dlatego warto za każdym razem dostosować liczbę rubryk do naszych rzeczywistych potrzeb i nie przesadzać z ilością kolekcjonowanych danych. Dodatkowo zawsze należy pamiętać o przepisach prawnych, w tym przypadku RODO jasno mówi aby minimalizować ilość gromadzonych danych. Przepisy RODO, również wymagają od Ciebie abyś gromadził tylko te dane, które są Ci potrzebne do realizacji celu, który został przez Ciebie wcześniej określony. 

 

2. Design

 

Twój formularz powinien mieć prosty design. Pojedyncze wiersze w jednej kolumnie to najbardziej czytelna i zarazem najłatwiejsza do zrozumienia przez ludzki mózg forma, która ułatwi zainteresowanemu szybkie wypełnienie poszczególnych rubryk bez zbędnego rozpraszania. 

form

Jeśli planujesz bardziej rozbudowaną formę, zachowaj zasadę jednej strony. Podziel swój formularz na kolejne kroki i strony, tak aby nie przerażać odbiorcy zbyt dużą złożonością i ilością rubryk do wypełnienia w tym samym kroku.

 

3. Etykiety pól

 

Zadbaj o odpowiednie etykiety pól do wypełnienia. Etykieta w miejscu w którym mamy wprowadzić dane to świetne rozwiązanie. Pamiętaj jednak o tym aby zachować etykietę danego pola już po rozpoczęciu jego uzupełniania. Nieraz zdarza się nam chwila dekoncentracji czy konieczności oderwania się od obecnego zajęcia, zadbaj o to by po powrocie do formularza wszystko było ciągle jasne i przejrzyste.

Imie

 

4. Walidacja

 

Kolejnym aspektem jest odpowiednia walidacja wymaganych danych. To oczywiste, że gdy uzupełniający wpisze adres e-mail bez symbolu “@” to wiadomość potwierdzająca do niego nie dotrze - w tym wypadku konieczna jest implementacja walidacji i ostrzeżenia, która nakaże użytkownikowi korektę. Przy wypełnianiu pól takich jak numer telefonu czy data urodzin, walidacja i odpowiedni opis pola, wraz z podpowiedzią mają podwójne znaczenie. Po pierwsze pozwolą na wprowadzenie danych do Twojej bazy w poprawny sposób, po drugie naprowadzą użytkownika  na to, jak ma wpisać te dane. W końcu niejeden z nas nieraz się zastanawiał czy ma podać numer kierunkowy, i czy ma wstawić spację co dwie, czy trzy cyfry.

 

5. Pola opcjonalne

 

Warto przemyśleć aby skonfigurować część pól jako opcjonalne (uzupełniający może je podać, ale nie musi). W ten sposób dasz użytkownikowi poczucie wolnego wyboru podczas wypełniania kolejnych pól, unikając niepotrzebnego zadawania sobie pytania “po co im to?”. Analizując bazę danych pod kątem uzupełnień pól opcjonalnych, możesz zaobserwować m.in. zaangażowanie użytkowników.

 

6. Odpowiedzi

 

Używaj odpowiednich form do zaznaczania odpowiedzi. Jeśli zadajesz pytanie wielokrotnego wyboru, najlepiej sprawdzą się tu wiersze z checkboxami.

checkbox

Jeśli natomiast zadajesz pytanie z jedną możliwą odpowiedzią, wybór za pomocą  listy lub radio buttonów będzie wygodniejszy dla użytkownika. To rozwiązanie sprawi również że Twój formularz będzie wyglądał schludniej i mniej skomplikowanie.

 

7. Dostępność

 

Pamiętaj że Twoje formularze będą również wypełniane przez osoby niepełnosprawne, co obliguje Cię do zadbania również o ich komfort. Największą grupą będą prawdopodobnie osoby niewidome i niedowidzące. Głównym problemem osób niewidomych przy pracy z formularzami jest brak powiązania etykiety pola z polem do wypełnienia - w takim przypadku użytkownik korzystający z czytnika tekstu nie będzie w stanie stwierdzić, które pole ma wypełnić danymi informacjami. 

Pola obowiązkowe nie mogą być oznaczone tylko np. innym kolorem, powinny mieć wprowadzony również odpowiedni opis w kodzie strony. Dopiero taki zabieg pozwoli osobie niepełnosprawnej na dostęp do wymogów co do uzupełnienia danego pola.

 

8. Nawigacja

 

Ten podpunkt tyczy się również osób niepełnosprawnych jak i użytkowników, którzy korzystają wyłącznie z klawiatury do nawigowania po stronie. Pamiętaj o tym, żeby po Twoim formularzu można było się poruszać w sposób jasny i logiczny za pomocą klawiatury. 

 

9. Zgoda

 

Sam checkbox nie wystarczy,  po nim powinieneś umieścić dane organizacji, która te dane przechowuje i przetwarza. 

zgoda

 

10. Captcha

 

Kolejny punktem jest zabezpieczenie przed botami. Słynne okienko “Nie jestem robotem” w dzisiejszych czasach jest koniecznością, opisaliśmy ten temat już szerzej w jednym z naszych artykułów.

captcha

 

11. Jak zakończyć interakcję

 

Dobrym zwyczajem jest zaplanowanie tego, co stanie się po kliknięciu przycisku “wyślij” w formularzu. Pamiętaj o tym, żeby w jasny sposób zakomunikować uzupełniającemu, że proces przebiegł pomyślnie. Możesz to zrobić zwykłym komunikatem graficznym i tekstowym, pojawiającym się po wysłaniu formularza. W przypadku formularzy rejestracyjnych/subskrypcyjnych dobrą praktyką jest również potwierdzenie mailowe w postaci konieczności kliknięcia na link w otrzymanym mailu (mechanizm double opt-in).

 

12. Przepisy prawne

 

Na koniec należy pamiętać o przepisach prawnych, które jasno określają przez jaki czas dane z takiego formularza możemy przechowywać. Jeśli są to działania krótkotrwałe, dane osobowe należy usunąć po ustaniu celu, w jakim były gromadzone.



Bądź królem swoich formularzy!

Zbiór dobrych praktyk opracowaliśmy w oparciu o nasze wieloletnie doświadczenie a także podczas rozwiązywania problemów naszych klientów. Pamiętaj że stworzenie dobrego i praktycznego formularza zależy w głównej mierze od Ciebie. W netPR.pl służymy dobrą radą, praktycznymi podpowiedziami ale przede wszystkim profesjonalnym oprogramowaniem dzięki któremu stworzysz formularz jakiego potrzebujesz.

 

Dobre praktyki w budowie formularzy to pierwszy z serii kilku artykułów na ten temat. W najbliższym czasie opiszemy, jak w praktyczny sposób stworzyć formularz np. subskrypcji/rejestracji czy też zapisu na wydarzenie, używając oprogramowania netPR.pl

Zapraszamy do lektury!


netPR.pl sp. z o.o. jest firmą technologiczną, dostawcą oprogramowania w chmurze wspomagającego komunikację firm, marketing, public relations oraz relacje inwestorskie. Firma uzyskała certyfikat ISO/IEC 27001:2013 oraz certyfikaty ISO/IEC 27017:2015 i ISO/IEC 27018:2019, dotyczące bezpieczeństwa przetwarzania danych (w tym danych osobowych) w chmurze.

netPR.pl sp. z o.o. jest właścicielem multimedialnej agencji informacyjnej infoWire.pl.

Zobacz na nasze certyfikaty